اهمیت مدیریت زمان

مدیریت زمان امروزه برای هر شخصی کاربردی است، یک کارمند، یک مدیر، یک مادر، یک نوجوان و حتی برای دانش آموز کنکوری حرف اول رو می زنه، خیلی از ماها سعی کردیم با برنامه ریزی های مختلف یا خوندن کتاب های آموزشی مدیریت زمان این مشکل را حل کنیم. چرا باید مدیریت زمان را در اولویت قرار دهیم.

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

همه ما به یک علت، دچار کمبود زمان نمی‌شویم. دلایل متفاوتی هست که می تواند کارایی هر کدام از ما را در زمان تغییر دهد.پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

• رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
• ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
• ضعف در تفویض اختیار
• کمال طلبی
• ضعف در مهارت حل مسئله
• مشکل اهمال کاری
• ضعف در هنر نه گفتن
• ضعف در مدیریت انرژی

اهمیت و ضرورت مدیریت زمان

اصلا چرا مدیریت زمان؟ هدف از مطرح کردن مدیریت زمان چیست؟ با مدیریت زمان به چه چیزی دست می‌یابیم و اهمیت و ضرورت فراگیری این مهارت در چیست؟

باید گفت هدف مدیریت زمان در این است که ما در طول بیست و چهار ساعت شبانه روز یا در طول هفته و ماه و سال بتوانیم از زمان و وقت ارزشمند خودمون به شکل مؤثر و بهینه و با رعایت اولویت‌ها استفاده کنیم و راه و مسیر پیشرفت و موفقیت و عملیاتی کردن کارها و انجام به‌موقع آن ها را هموار، سهل و آسان کنیم و از آرامش و انگیزه نیز برخوردار شویم.

مدیریت زمان فرایند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه از زمان صرف شده برای فعالیت های خاص، به ویژه برای افزایش کارایی، اثر بخشی و بهره وری است. استفاده ی بهینه از زمان به فرد امکان انتخاب و انجام فعالیت های مختلف را می دهد. مدیریت زمان یک فعالیت مؤثر با هدف به حداکثر رساندن منافع کلی مجموعه ای از فعالیت های دیگر در شرایط اورژانسی در یک مدت زمان محدود است.

زمان به دلیل اینکه ثابت است نمی تواند خود را مدیریت کند، مدیریت زمان می تواند برای طیف وسیعی کارها، مهارت ها، فعالیت ها، اهداف و پروژه ها کاربرد دارد.در ابتدا مدیریت زمان را فقط برای کارهای سازمانی و فعالیت های شغلی کاربرد داشت، اما امروزه بیشتر مردم از آن برای کارهای شخصی خود نیر از آن بهره مند می شوند.

مدیریت زمان معمولاً یک ضرورت در توسعه پروژه است، زیرا زمان و دامنه اتمام پروژه را تعیین می کند. مدیریت زمان خوب فرد را قادر می سازد در مدت زمان کوتاه تری کامل شود ، استرس را کاهش می دهد و به موفقیت شغلی منجر می شود.

فواید مدیریت زمان در زندگی و موفقیت

توانایی مدیریت وقت خود به طور مؤثر مهم است. مدیریت زمان خوب منجر به بهبود کارآیی و بهره وری  استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت زمان به طور موثر آورده شده است:

• کاهش استرس

تهیه و دنبال کردن برنامه کاری باعث کاهش اضطراب می شود. وقتی موارد را برای انجام دادن لیست می کنید؛ می توانید پیشرفت محسوسی را ببینید. این امر به شما کمک می کند تا از نگرانی در مورد اینکه آیا کارهای خود، مضطرب نشوید.

• زمان بیشتر :

مدیریت زمان خوب به شما فرصت اضافی می دهد در زندگی روزمره می دهد. افرادی که می توانند به طور موثری زمان خود را مدیریت کنند، از اینکه وقت بیشتری برای سرگرمی یا سایر کارهای شخصی دارند؛ لذت می برند.

• فرصت بیشتر :

داشتن مدیریت زمان می تواند منجر به داشتن وقت بیشتر و انجام کارهای بیشتر شود و همین امر از تلف کردن عمر و زندگی شما جلوگیری می کند. مهارت مدیریت زمان یکی از ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و برنامه ریزی کار برای هر سازمانی مطلوب است.

• توانایی تحقق اهداف :

افرادی که مدیریت زمان خوبی دارند ، قادر به دستیابی به اهداف بهتر هستند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام می دهند.

پیامدهای مدیریت ضعیف زمان

• تضعیف در پیشبرد کار
• اتلاف وقت
• عدم کنترل
• کیفیت پایین در کارها
• پایین آمدن اعتبار

عوامل تلف کردن زمان

عوامل گوناگونی می‌تواند باعث شود که ما زمان‎مان را از دست بدهیم. یعنی به کارهای غیرضروری و بی‌اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به‌درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کارهایی شویم که از فعالیت‌های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها ناکام بگذارد.

موارد اتلاف زمان عبارت‌اند از: تلفن، استرس، بی‌نظمی، بی‌برنامگی، آشفتگی و پریشانی، ملاقات ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، بی‌توجهی نسبت به زمان. این‎ها ازجمله عواملی هستند که ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها با مشکل و مانع روبرو می‌کند.

چند توصیه و راهکار در مدیریت زمان

• تفکر مثبت داشته باشید
• عادات قبل را فراموش کنید
• کارهای سخت و دشوار را زود انجام دهید(قورباغه ات را قورت بده)
• تقسیم‌ بندی زمانی برای انجام کارها و تعیین مدت‌زمان برای هر کار داشته باشید

چه کسی می تواند به ما در مدیریت زمان کمک کند؟

قطعا وجود یک روانشناس در کنارمان می تواند به ما در رسیدن به این اهداف کمک کنند. در کلینیک مشاوره و مرکز روانشناسی خانه شیرین واقع در محله ی غرب تهران به مدیریت خانم دکتر شیرین ولی زاده ، مشاورانی مجرب حضور دارند، پذیرای شما عزیزان هستند.

و همچنین در پانسیون مطالعاتی خانه شیرین اولویت دانش آموزان مدیریت زمان در راستای بهبود کیفیت مطالعه صورت می گیرد.

باورهای غلط درباره مدیریت زمان

• تمام کارها را خود انجام دادن

مدیریت زمان و داشتن برنامه فعالیت زمانی برای انجام کارهای روزمره و رسیدن به اهداف به معنی انجام صد در صد کارها به‌وسیله خودمان نیست.

• تمام‌کارها را در حداقل زمان انجام دادن

هر کاری باید در زمان متناسب و کافی و مختص به خودش انجام شود و نباید کیفیت کار را دچار صدمه و لطمه کرد

• جبر و اجبار نداشتن

شاید خیلی‌ها این باور غلط را دارند که مدیریت زمان یعنی اجبار برای انجام کارها و اراده و اختیار و آزادی ما را سلب می‌کند و ما را چون برده‌ای در اختیار خود قرار می‌دهد، ولی به‌هیچ‌وجه این‌چنین نیست. باوجود مدیریت زمان ما دارای آزادی و اختیار و وقت آزاد و آرامش هستیم.